Program Strażnicy Uśmiechu mógł być realizowany w szkołach tylko na zasadzie dobrowolności zarówno nauczycieli jak i uczniów.
1. Zasady realizacji pilotażu Programu ustalał trener z dyrektorem szkoły.
- W szkoleniu brało udział od 12 do 16 nauczycieli, w tym psycholog oraz pedagog z tej samej szkoły (jeżeli w szkole nie było psychologa ani pedagoga, rolę osoby wspierającej mógł pełnić nauczyciel świetlicy, dyrektor lub ewentualnie pracownik poradni).
- W przypadku mniejszych szkół w szkoleniu mogło wziąć udział cała rada pedagogiczna z dwóch szkół, przynajmniej po osiem osób z każdej, w tym psycholog lub pedagog.
- Szkolenie nauczycieli trwało 32 godziny (mogło być realizowane w ciągu 4 kolejnych dni lub dwa razy po dwa dni w niedużym odstępie czasu).
- Program był realizowany w ciągu jednego roku szkolnego, podczas kolejnych tygodni w miarę możliwości bez dłuższych przerw pomiędzy zajęciami.
- Program był realizowany na godzinach wychowawczych, lekcjach sztuki, zajęciach pozalekcyjnych, „zielonych szkołach” oraz wyjazdach integracyjnych wyłącznie przez nauczycieli przygotowanych przez trenerów programu Strażnicy Uśmiechu.
- Dyrektor szkoły składał oświadczenie o przestrzeganiu praw autorskich.
- Udział nauczycieli w szkoleniu był bezpłatny.
- Nauczyciele otrzymali zaświadczenia o udziale w realizacji Programu po ukończeniu szkolenia i zrealizowaniu pilotażu.
Szkoła zapewniała:
- miejsce szkolenia
- materiały potrzebne do szkolenia (kredki, papier, nożyczki itp.),
- kopię Skali cech i zachowań ucznia dla każdego dziecka,
- zwrot kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia trenera,
- zwrot kosztów przesyłki materiałów przeznaczonych dla nauczycieli.
Nauczyciel zobowiązywał się:
- realizować program zgodnie z otrzymanymi scenariuszami zajęć,
- wypełnić Skalę cech i zachowań ucznia dla każdego dziecka i przekazać ją trenerowi,
- nie kopiować i nie udostępniać otrzymanych materiałów osobom nie przeszkolonym,
- gromadzić materiały wypracowane przez dzieci w czasie trwania szkolenia,
- zbierać i przekazywać trenerowi informacje dotyczące przebiegu pilotażu programu.